Powodzenie konferencji zależy od wielu czynników. Czy osiągnie się tworzone rezultaty, zależy m.in. od tego jakie wyselekcjonujemy sale konferencyjne, jak ułożymy program i czy uczestnicy rzetelnie przygotują się do tematu. Jeśli poszukujesz sali szkoleniowej lub konferencyjnej, zobacz wynajem sali szkoleniowej. Sala konferencyjny powinny być dobrze oświetlona oraz przewietrzana, żeby uczestnicy nie zasypiali oraz byli aktywni. W wyposażeniu sali powinien znaleźć się projektor, trafna tablica (najlepiej interaktywna). Program konferencji również ma obowiązek być poprawnie ułożony, tak żeby nie namawiać uczestników do przesadnego wysiłku.
Muszą być przewidziane przerwy, w tym jedna dłuższa na ciepły posiłek. Najogromniejsze wymagania są bezsprzecznie w stosunku do uczestników zebrania, albowiem od nich zależy czy wyznaczone cele zostaną osiągnięte, np. czy dojdzie się do rozwiązania danego problemu. Uczestnicy wygłaszający referaty powinni się poprawnie przygotowywać, prezentacje muszą być interesujące, zachęcające słuchaczy do zagłębienia się w danym zagadnieniu. Kilkudniowe konferencje są w stanie być przerywane przez zajęcia odprężające oraz integrujące pracobiorców, np. paintball bądź inne gry zespołowe.
W wyposażenie sal konferencyjnych powinien wchodzić sprzęt audiowizualny i dostęp do Internetu. Znaczącą rzeczą jest także oświetlenie sali tak, aby uczestnik mógł bez kłopotu coś przeczytać lub też napisać. W czasie tych czynności nie ma obowiązek tworzyć się cień lub ewentualnie odblask. W sali powinna być też możliwość powieszenia jakiś tablic, wykresów. Przydadzą się też rzutniki. Znaczącą rzeczą są również gniazda elektryczne i telefoniczne. Współczesne sale posiadają klimatyzację.
